Metodologia de projetos traz mais agilidade ao trabalho no CFMV

05 de outubro de 2015 - Em 2013 foi criada uma nova área no Conselho Federal de Medicina Veterinária (CFMV) com o intuito de  auxiliar os colaboradores na execução e monitoramento de seus projetos. A Área de Gestão de Projetos (Aproj) ajuda minimizar os impactos de eventos não previstos e fornecer ferramentas que permitem correção de rumos durante a execução e a avaliação dos resultados ao final do projeto.

Muitos processos de trabalho ficaram mais ágeis como, por exemplo, as licitações que são demandadas por projetos. "O tempo que os projetos de licitação levavam para serem finalizados eram muito maiores sem a metodologia adotada hoje pelo CFMV", lembra o colaborador da Aproj, Uelton Aguiar. Para Michel de Lima, que trabalha com licitações na Área de Gestão Administrativa, a criação da Aproj trouxe vários benefícios para a administração do CFMV. "A metodologia proporciona melhores condições para o desempenho do nosso trabalho, pois permite que as ações sejam planejadas, além disso, contamos com a assessoria da Área de Projetos", destaca.

Desde a sua criação, a Aproj já assessorou aproximadamente 70 projetos. Os mais comuns, segundo a líder da área, Carla Pena, são os projetos de eventos, os que visam garantir a estrutura física e tecnológica e os que buscam consolidar o modelo de gestão. O II Encontro Administrativo do Sistema CFMV/CRMVs, que aconteceu entre os dias 18 e 19 de agosto deste ano, em Brasília, foi um exemplo. "A execução do evento por meio de projeto minimiza os riscos, os custos e o tempo, pois começamos a execução com antecedência", avalia Uelton Aguiar.

A colaborada da Área de Gestão da Comunicação, Carolina Menkes, começou a trabalhar no CFMV no início deste ano, e conta que não tinha experiência com essa metodologia de projetos. "Nos meus empregos anteriores havia planejamento, mas sem tanto rigor, sem uma padronização igual a essa que temos aqui no CFMV", disse.

Carol, como é conhecida entre os colegas, considera que a adaptação ao uso da metodologia foi muito positiva. "O primeiro projeto que fiz foi o da Campanha do Dia do Zootecnista 2015. No mesmo mês que entrei já me tornei gerente do projeto, então acabei aprendendo na prática. O apoio da Aproj foi fundamental para entender todos os passos e ver que algumas etapas precisavam ser seguidas para garantir um resultado satisfatório no final do processo", reconhece.

Para quem nunca gerenciou um projeto ou ainda têm dúvidas, Carla Pena explica alguns procedimentos. "Para começar, você deve identificar os principais objetivos do projeto, as restrições e quais são os envolvidos e interessados. Em seguida, você precisará organizar a sua equipe. É ela que participará do desenvolvimento das estratégias para alcançar os objetivos do projeto e da definição das funções dos vários envolvidos e interessados", esclarece.

Para o sucesso do projeto, o trabalho integrado e o envolvimento de todos da equipe é fundamental. "Muitos projetos ficam sob a responsabilidade apenas do gerente e isso traz riscos, como por exemplo, tornar os processos de trabalho morosos", alerta Carla.

A Aproj conta com os colaboradores Carla Bueno Gonzalez Pena, Antônio Luiz Machado, Carlos Henrique Silva Pontes e Uelton Aguiar Ricardo, que estão sempre à disposição para o esclarecimento de dúvidas. Cada projeto do CFMV é acompanhado por um dos colaboradores da Área, que orientam os gerentes na execução de todo o trabalho.

Sistema EPA

Todos os projetos do CFMV já estão sendo executados na plataforma do EPA, sistema de gestão estratégica para apoiar a organização das ações até a efetiva execução. Na avaliação do Uelton Aguiar, o EPA tem ajudado na otimização e controle dos projetos. "Agora só temos a plataforma para preencher; fazemos as atas e até as convocações das reuniões, no sistema", disse.

Para Carolina Menkes, que encerrou o projeto do Dia do Zootecnista 2015 no sistema EPA, a plataforma ajudou muito no controle dos projetos. "Todas as informações ficam disponibilizadas em um mesmo local e o processo de preenchimento e edição é mais fácil", conta.

Área de Gestão da Comunicação