Novidade: saiba como reservar a sala de reuniões da Ages

Por Giovanna Lopes

24 de outubro de 2017 – Já está em funcionamento para facilitar o dia a dia do colaborador do CFMV, o uso do Microsoft Outlook para a reserva da sala de reuniões da Assessoria de Gestão Estratégica (Ages) - sala A24, localizada no mezanino.

Antes o colaborador tinha que ir até a sala e conferir a disponibilidade do espaço em uma tabela que ficava na porta de entrada. E, para a reserva, tinha que escrever nesta tabela o dia e horário de seu interesse.

Veja como funciona agora:

1. Abra o Outlook em seu computador.

2. Na Página Inicial, escolha Novos Itens > Reunião.

Ou, em seu calendário, basta escolher Nova Reunião.

3. No campo Para, digite o nome da sala que você deseja reservar, neste caso Sala de Reuniões - Mezanino Anexo (AGES) e clique em OK.

(Clicar na imagem para uma melhor visualização)

4. Na linha Assunto, digite o objetivo da reserva ou reunião.

5. Escolha a Hora de início e a Hora de término. Ou escolha Evento de dia inteiro. Para fazer com que a reunião ou reserva seja repetida, escolha Recorrência na parte superior.

(Clicar na imagem para uma melhor visualização)

Para concluir, clique em Enviar.

Dica: Ao clicar no botão Assistente de Agendamento é exibido o calendário com todas as alocações dos recursos adicionados na reunião. Azul significa que a sala já está reservada. Selecione a área em branco ou livre no calendário. E clique em Enviar.

Atenção: A coordenação das reservas do espaço está sob responsabilidade dos colaboradores Edejofre Fernandes e Carla Pena, da Ages, que receberão, por meio de seus Outlooks, um aviso da solicitação da reserva da sala para confirmar ao colaborador solicitante.

Outras funções para o uso do calendário do Outlook

Além da sala de reuniões da Ages, a Área de Gestão da Tecnologia da Informação (TI) habilitou outros recursos no calendário: as reservas do projetor e dos notebooks do CFMV. Assim, você pode verificar se eles estarão disponíveis para a data da sua reunião ou evento, antes de solicitá-los para a TI. O processo é o mesmo explicado acima para reservar a sala de reunião da Ages.

Outras dúvidas, entrar em contato com a TI.

Área de Gestão da Comunicação