Funcionário participa da elaboração de instrumentos de Gestão Documental do Arquivo Nacional
28 de novembro de 2019
O funcionário Elismar Pereira Dias, arquivista, integrou o grupo de trabalho que elaborou o Código de Classificação de Tabela de Destinação de Documentos da Área Fim. O documento se destina à gestão de documentos arquivísticos dos conselhos que fiscalizam profissões regulamentadas. Dias e Carlos José Ferreira, administrador, representaram o CFMV no lançamento do documento, realizado na terça-feira (26), no auditório do Conselho Federal de Contabilidade (CFC). A data marcou a publicação, no Diário Oficial da União, da portaria do Arquivo Nacional n° 398, de 25 de novembro de 2019, que aprova o documento.
O arquivista do CFMV compôs o grupo de trabalho com servidores do Arquivo Nacional e representantes de conselhos de fiscalização profissional federais e regionais. Além disso, foi realizada uma consulta pública em todos os sistemas de conselhos de fiscalização profissional, nos meses de setembro e outubro.
Segundo Dias, “esses instrumentos são fundamentais para a gestão dos documentos arquivísticos”. Sua aplicação, de acordo com o texto da portaria, possibilitará “agilidade e segurança na tomada de decisões político-administrativas, a comprovação de direitos, assegurando a transparência e a preservação da memória desses grupos profissionais que compõem os conselhos”.
Gestão Documental do Sistema CFMV/CRMVs
O CFMV, ao longo do ano de 2019, trabalhou com outros conselhos profissionais e o Arquivo Nacional em colaboração para o aprimoramento da Gestão Documental do Sistema CFMV/CRMVs.
“O objetivo foi melhorar a qualidade dessa gestão nos conselhos regionais, o que tem se faz urgente, principalmente na atualidade, com os processos de aperfeiçoamento da tecnologia da informação cada vez mais presentes nas relações produtivas e sociais e que demandam atendimentos cada vez mais rápidos e eficientes”, pontua Dias.
A criação do grupo de trabalho, segundo ele, foi uma solução para unir o interesse de conselhos profissionais e do Arquivo Nacional na criação de um instrumento que atenda a mais de 500 unidades administrativas federais e regionais. O Sistema CFMV/CRMVs, por exemplo, possui 28 representações, considerando o Federal mais 27 regionais.
Eficiência
Com o novo código, os conselhos profissionais poderão fazer a gestão documental com mais segurança. O instrumento ficará em avaliação pelos próximos dois anos, período em que poderá ser corrigido ou ratificado. Depois, o documento se torna definitivo e sem prazo de validade. “Podem ocorrer alterações para atender e refletir a dinâmica documental das instituições, reflexo da atuação legal. Assim, os documentos podem ser mantidos como produtos dos fins para os quais cada conselho profissional foi criado”, explica Dias.
O arquivista avalia que o compromisso dos conselhos participantes foi fundamental para o sucesso da iniciativa, visto que o processo de gestão documental é complexo. “Cada um pôde contribuir para preservar o modo e a história administrativa das profissões regulamentadas. A regulação é uma atividade delegada pelo poder público e cabe a cada um desses representantes zelar pela profissão, pelo profissional e pela memória”, diz.
Com a nova ferramenta, o CFMV poderá obter resultados como a aplicação dos instrumentos com segurança jurídica; aprimorar a gestão documental; e contribuir para preservar e dar acesso ao que é mais importante para a memória da fiscalização dos nossos profissionais regulamentados. Assim, a sociedade terá a contribuição preservada no que lhe é essencial.
Confira as fotos do Grupo de Trabalho - Arquivo Nacional e Conselhos de Fiscalização
Departamento de Comunicação com informações do Arquivo Nacional