O SUAP está chegando! Confira as informações em formato de perguntas e respostas
Para facilitar o entendimento sobre o Sistema Unificado de Administração Pública (Suap), estão disponíveis informações em formato de perguntas e respostas. O objetivo é orientar os servidores sobre a implementação do Suap, ferramenta que visa a modernização da tramitação de documentos e processos. Confira:
O que é o Suap?
O Sistema Unificado de Administração Pública (Suap) é uma ferramenta de gestão documental e processual, que possibilita o suporte, a produção, a edição, a assinatura e o trâmite de documentos e processos eletrônicos.
Por que o CFMV adotou o Suap?
O CFMV optou por um sistema integrado de criação e tramitação eletrônica de documentos, visando modernizar o processo de gestão, com o aumento da eficiência e da eficácia, além de experiência fluida dos usuários em um único ambiente virtual.
Qual é a data de início do SUAP no CFMV?
O Suap entra no ar em 3 de janeiro de 2022. A partir desta data, não serão mais criados documentos e processos no Sistema de Protocolo, mas sim no Suap.
Como será realizada a gestão de documentos no Suap no CFMV?
A partir da implantação do Suap, em 3 de janeiro de 2022, a criação de documentos e a tramitação de processos ocorrerão de forma eletrônica. Salvo os casos especiais, como as Resoluções, que possuem número de ordem sequencial que não são zerados anualmente. Nesse caso, os números de ordem das resoluções permanecerão sendo gerados pelo sistema de protocolo e o documento com o teor da resolução deverá ser um documento nato-digital (gerado no Suap).
Qual a vantagem de usar o Suap?
O Suap proporcionará:
- redução do consumo de papel como fonte física para documentos institucionais;
- redução de impressão;
- economia em materiais de expediente;
- mais rapidez na tramitação de documentos;
- economia de espaços de armazenamentos de documentos;
- a gestão eletrônica de documentos internos e externos recebidos e produzidos pelo Sistema CFMV/CRMVs;
- aumento de produtividade e redução de custos;
- compromisso com a responsabilidade ambiental.
Quem é o responsável pela implantação do Suap no CFMV?
O Departamento de Tecnologia da Informação (Detin) foi responsável pela verificação da viabilidade técnica, implementação da infraestrutura e parametrização do sistema Suap no âmbito do CFMV. Além de orientar, capacitar e dar suporte aos usuários no uso do sistema Suap. No entanto, o sucesso da implantação do Suap depende de todos os colaboradores do CFMV.
O Suap será normatizado no CFMV?
Está em fase de elaboração, revisão e homologação minuta de resolução que institui o Suap como sistema de processos e documentos eletrônicos no âmbito do CFMV.
Como posso aprender a usar o SUAP no CFMV?
Na pasta T: Entre Areas SUAP o Detin disponibilizou, para fins de pesquisa e orientações, documentos e vídeos de apoio elaborados por outros órgãos que já utilizam o Suap. Além disso, a plataforma de testes http://suap3.cfmv.gov.br/ estará disponível no período de 8 a 26/11/2021, visando a realização de capacitações e oficinas práticas. Os servidores também poderão solicitar orientações sobre o uso do Suap aos multiplicadores abaixo elencados:
Todos os documentos serão criados no Suap?
O objetivo é que, a partir da implantação do Suap, os servidores utilizem os modelos de documentos já cadastrados no sistema para que possam criar, assinar e tramitar eletronicamente. Exemplo: Ofícios, Portarias, Informações.
O Divad está verificando se haverá atualização do manual de redação do CFMV (Portaria 17/2008) ou se será adotado o manual da Presidência.
Como os processos tramitam no Suap?
Os processos tramitam no Suap de setor para setor. Caso seja necessário tramitar internamente, o servidor de posse do processo deverá encaminhá-lo para o seu próprio setor com despacho indicando o nome do servidor que deverá receber o processo e dar sequência. Somente nos casos de processos privados é que serão tramitados de uma pessoa para outra.
Todos os processos físicos serão digitalizados?
Os processos físicos não serão digitalizados. Salvo Processos-Éticos Profissional (PEPs) e de demais processos recebidos dos Regionais que envolvam os Departamentos Jurídico e Controladoria do CFMV.
O que acontece com os processos físicos do CFMV?
Os processos físicos criados antes da data de início de uso do SUAP, ou seja, antes do dia 3 de janeiro de 2022, serão encaminhados ao DEPAD/Arquivo, após inclusão do “Termo de Encerramento de trâmite físico e início do trâmite eletrônico” onde constará a informação de vínculo entre os processos físicos e seus respectivos processos eletrônicos, para guarda até que o mesmo seja encerrado.
O que acontece com os processos externos encaminhados por outra instituição no formato físico e recebidos após a implantação do Suap?
Os processos externos encaminhados por outra instituição no formato físico serão recebidos pelo Protocolo do CFMV, digitalizados e inseridos no Suap.
O Suap está chegando e você é peça fundamental dessa engrenagem!
- Habitue-se a gerar os documentos diretamente no Suap;
- O acesso à rede continuará funcionando e os documentos ainda poderão ser salvos. No entanto, recomenda-se que todos se familiarizem a criar os documentos no próprio Suap, conforme modelos disponíveis;
- Evite retrabalho! A função de copiar e colar (ctrl + c / ctrl + v ) poderá perder a formatação quando enviada do Word ao Suap;
- Em caso de dúvidas, entre em contato com um dos multiplicadores, ou com a equipe de suporte do Detin no e-mail informatica@cfmv.gov.br , ramaisl 0434 / 0425.
Atenção ao prazo de protocolo do Termo de Responsabilidade e Compromisso do Suap!
Comunicação, Marketing e Planejamento – Decomp